近年、人手不足を背景として外国人材の採用が広がる中、日本の大学や専門学校を卒業した留学生が、そのまま日本企業へ就職するケースも珍しくなくなりました。
一方で、留学生が卒業後に日本で働くためには、在留資格「留学」から就労可能な在留資格への変更手続が必要になります。
この時期になると、出入国在留管理庁は毎年、就職を予定している留学生に向けて注意喚起を行っています。
今年も「在留資格『留学』から就労資格への変更申請を予定されている皆様へ」と題したお知らせが公表され、申請時期や必要書類についての注意点が案内されています。
特に毎年1月から3月にかけては申請が集中するため、書類の不足や準備の遅れがあると、希望する時期までに審査が終了しない可能性があるとされています。4月からの就職を予定している方にとっては、早めの準備が非常に重要です。
今回は、出入国在留管理庁のお知らせの内容を踏まえながら、留学生から就労ビザへの変更申請において気を付けたいポイントや、実務上よく見られる注意点について行政書士の視点から解説します。
これから就職を予定している留学生の方はもちろん、外国人材の採用を予定している企業担当者の方もぜひ参考にしてください。
入管が「早めの申請」を呼びかける理由
出入国在留管理庁では、毎年1月から3月にかけて、留学生から就労資格への変更申請が集中することから、4月から就職を予定している方に対して早めの申請を呼びかけています。
特に、企業への入社時期が集中する春先は審査件数も大幅に増加するため、申請時期によっては希望する入社日までに審査が終了しない可能性があると案内されています。
入管によると、4月からの就労を希望する場合には、12月1日から1月末までの間に申請することが推奨されています。
もちろん、申請を早く行ったからといって必ず予定どおりに許可が得られるわけではありませんが、少なくとも準備不足による遅れを避けることはできます。
審査が長引く大きな要因の一つが提出書類の不足です。
必要な書類が揃っていない場合には追加提出を求められることがあり、そのやり取りの分だけ審査期間も延びてしまいます。入管も、申請前に提出書類一覧を確認し、必要書類が揃っているか十分に確認するよう呼びかけています。
就職活動では「内定をもらうこと」が一つのゴールになりますが、日本で実際に働くためには在留資格の変更許可を受ける必要があります。せっかく内定を得ても、在留資格の手続が間に合わなければ予定どおりに就業を開始できない可能性があります。
そのため、留学生本人はもちろんのこと、採用を予定している企業側も「入社前の事務手続」の一つとして在留資格変更申請の準備を早めに進めることが重要です。
特に卒業見込みの留学生を採用する場合は、卒業時期や在留期限も含めてスケジュールを確認しながら準備を進めることをおすすめします。
「まだ時間があると思っていた」「会社から必要書類がなかなか届かなかった」「追加資料の提出を求められた」といった理由で手続が慌ただしくなるケースは少なくありません。
就職活動と卒業準備が重なる時期だからこそ、在留資格の手続についても早めに動き出すことが大切です。
就労ビザ変更申請でよくある「間に合わないケース」
入管は、申請が集中する時期には必要書類をしっかり揃えたうえで早めに申請するよう呼びかけています。
実際に審査が長引くケースの多くは、申請そのものが遅かったというよりも、準備段階で思わぬ時間がかかってしまうことに原因があります。
ここでは、実務上よく見られる「間に合わないケース」をご紹介します。
卒業証明書などの準備が想定より遅れる
留学生の場合、大学や専門学校の卒業見込みを前提に申請を進めることになりますが、卒業後に卒業証明書などの提出を求められる場合があります。
本人は「卒業するのは決まっているから大丈夫」と考えていても、学校側の発行スケジュールや手続の都合によって必要書類の準備に時間がかかることがあります。
特に卒業論文や単位取得状況によっては、卒業が確定する時期が想定より遅れることもあるため注意が必要です。
会社からの必要書類が揃わない
在留資格変更申請は、外国人本人だけで完結する手続ではありません。
雇用契約書や会社概要資料など、勤務予定先の企業が準備する書類も多数あります。
しかし、採用担当者が在留資格手続に慣れていない場合、
- 何を準備すればよいのか分からない
- 社内の決裁に時間がかかる
- 担当者が多忙で対応が遅れる
といった事情から、書類収集が予定どおり進まないことがあります。
4月入社の採用活動は年末から年明けにかけて忙しくなるため、企業側との早めの連携が重要です。
業務内容の説明が不十分
就労ビザの審査では、「どのような仕事に従事するのか」が重要なポイントになります。
申請書類の内容が、
- 具体的な担当業務が記載されていない
- 専攻との関連性が分かりにくい
- 単純労働と誤解される内容になっている
といった場合には、追加資料や補足説明を求められることがあります。
企業側としては当然理解している仕事内容であっても、申請書類だけでは十分に伝わらないことも少なくありません。
追加資料の提出を求められる
申請時には問題ないと思われた案件でも、審査の過程で追加資料の提出を求められることがあります。
申請資料の内容によっては、
- 学歴に関する説明
- 業務内容の補足資料
- 会社の事業内容を示す資料
などを改めて準備しなければならないこともあります。
追加資料の提出依頼があった場合、その準備期間だけ審査も長引くことになるため、当初想定していたスケジュールに影響が出る可能性があります。
大丈夫だと思っていても、意外と時間はない
就職活動が終わった段階では、「4月までまだ数か月ある」と感じる方も少なくありません。
しかし実際には、
- 卒業準備
- 引越しの準備
- 入社手続
- 在留資格変更申請
を並行して進める必要があります。
そのため、気付いたときには申請準備に十分な時間がなくなっていることもあります。
入管が毎年早期申請を呼びかけている背景には、このような現実的な事情もあります。
4月から安心して新しいスタートを切るためにも、内定が決まった段階から在留資格変更の準備を意識しておくことが大切でしょう。
留学生が勘違いしやすいポイント
入管からのお知らせの中にも、留学生が特に注意しておきたいポイントが記載されています。ここでは、実務上よく見られる勘違いについて確認しておきましょう。
内定をもらっただけでは働けない
まず最も多い勘違いが、「内定をもらったから4月から働ける」というものです。
留学生が日本で就職するためには、在留資格「留学」から就労可能な在留資格への変更許可を受ける必要があります。
企業から内定通知を受けていても、在留資格変更許可が下りていない段階では、原則としてその就労資格に基づく業務に従事することはできません。
企業側は採用を決定していても、本人はまだ「留学生」であるという点を忘れてはいけません。
卒業前に申請したら、すぐに新しい在留カードがもらえるとは限らない
4月入社を予定しているケースでは、卒業見込みの段階で在留資格変更申請を行うことが一般的です。
ただし、審査が終了した旨の通知が卒業前に届いたとしても、その時点で直ちに新しい在留カードを受け取れるとは限りません。
入管では、「留学」の活動が終了したことを確認したうえで、新しい在留カードの交付を受けるよう案内しています。
つまり、卒業証明書など必要な書類を持参し、卒業後に正式な手続を行う場合があります。
「審査完了の通知が来た＝すべて終わり」ではない点には注意が必要です。
審査状況を問い合わせても進捗は教えてもらえない
審査期間が長くなると、「今どこまで進んでいるのだろう」と不安になる方も少なくありません。
しかし、入管は個別の申請について審査の進捗状況を回答していないことを明示しています。
また、この時期は問い合わせが集中し、電話対応そのものが審査業務に影響を及ぼすこともあるため、進捗確認のための問い合わせは控えるよう案内されています。
そのため、「電話で確認すれば早くなるかもしれない」と考えるのではなく、最初から余裕を持って申請することが大切です。
就労ビザへの変更は「書類を出せば許可される」わけではない
これは留学生だけでなく企業側にも見られる誤解ですが、内定先が決まっているからといって必ず許可されるわけではありません。
就職先の業務内容が在留資格に適合しているか、本人の学歴や専攻と関連性があるかなど、さまざまな観点から審査が行われます。
そのため、申請書類の作成にあたっては、単に必要書類をそろえるだけでなく、「なぜこの仕事に従事するのか」が適切に説明できることも重要です。
不安なときこそ早めの相談を
就労ビザへの変更申請は、人生で何度も経験する手続ではありません。そのため、不安や疑問が生じるのは当然のことです。
一方で、「たぶん大丈夫だろう」と自己判断した結果、申請準備が遅れたり、必要な対応を見落としたりするケースも考えられます。
留学生本人にとっても、採用する企業にとっても、4月からスムーズに新しいスタートを切るためには、疑問点を早めに解消し、余裕を持って準備を進めることが何より大切といえるでしょう。
企業側も知っておきたい就労ビザ変更申請のポイント
ここまで、留学生本人が注意すべき点について見てきましたが、実は就労ビザへの変更申請は企業側の協力が欠かせない手続でもあります。
近年は人手不足を背景として外国人材の採用が一般的になりつつありますが、一方で在留資格に関する知識を持つ担当者が必ずしも多いとは限りません。
その結果、必要書類の準備が遅れたり、職務内容の説明が不十分で追加資料を求められたりするケースも見受けられます。
特に新卒採用の場合は、4月入社という明確な期限があります。採用した留学生が予定どおり入社できるようにするためには、企業側も早い段階から準備を進めておくことが重要です。
採用予定者の在留状況を確認する
まず確認しておきたいのが、採用予定者の在留資格と在留期限です。
留学生の在留カードには在留資格「留学」と在留期限が記載されています。就職時期と在留期限の関係によっては、就労資格への変更申請だけでなく、在留期間更新許可申請も検討しなければならない場合があります。
実際に入管も、「留学」の在留期限が1月31日以前であり、その後も引き続き留学生としての活動を行う場合には、在留期間更新許可申請が必要になる旨を案内しています。
企業としても、「内定を出したから大丈夫」と考えるのではなく、採用予定者の在留状況を早めに把握しておくことが大切です。
業務内容を具体的に説明できるようにする
就労ビザの審査では、会社の規模や知名度だけでなく、外国人が従事する業務内容も重要な審査対象となります。
例えば、
- どの部署で勤務するのか
- どのような業務を担当するのか
- その業務でどのような知識や技能を活用するのか
といった点を明確に説明できることが重要です。
企業側では当たり前だと思っている仕事内容でも、申請書類を読む審査官に十分伝わるとは限りません。
特に外国人採用が初めての企業では、募集要項や雇用契約書だけでは説明が不足しているケースもあるため注意が必要です。
必要書類は早めに準備する
入管が今年も早期申請を呼びかけている背景には、申請の集中による審査期間の長期化があります。
企業側が準備する書類が遅れると、その分だけ申請開始も遅れてしまいます。
年末から年度末にかけては企業側も繁忙期となることが多いため、
- 雇用契約書
- 会社案内
- 登記事項証明書
- 決算関係書類
など、必要となる可能性がある書類は早めに確認しておくと安心です。
専門家を活用するという選択肢
留学生本人も企業担当者も、就労ビザ変更申請を何度も経験するわけではありません。
だからこそ、
- この業務内容で問題ないだろうか
- 提出書類はこれで足りているだろうか
- スケジュール的に間に合うだろうか
といった不安を抱えることがあります。
そのような場合には、申請前の段階から行政書士などの専門家へ相談することで、手続をより円滑に進められる可能性があります。
留学生本人にとっても企業にとっても、新たなスタートとなる大切な時期です。余裕を持った準備と適切な手続により、安心して4月を迎えられるようにしたいところです。
就労ビザ変更申請は行政書士へのご相談もご活用ください
留学生から就労ビザへの変更申請は、必要書類を揃えて提出するだけの手続ではありません。
申請人本人の学歴や専攻内容、就職先の業務内容、会社の事業内容などを踏まえながら、「なぜその在留資格に該当するのか」を適切に説明することが求められます。
特に近年は外国人材の採用が増加していることもあり、企業の担当者様には、以下のような悩みがあるのではないでしょうか。
- この業務内容で就労ビザは取得できるのか
- 留学生の専攻との関連性はどのように説明すればよいのか
- どの書類を準備すればよいのか
- 4月の入社までに手続が間に合うのか
当事務所では、留学生ご本人はもちろん、外国人材の採用を予定されている企業様からのご相談にも対応しております。
申請前の段階から、
- 在留資格該当性の確認
- 必要書類の案内・チェック
- 申請書類の作成サポート
- 企業担当者様との調整
- 出入国在留管理局への申請取次
など、状況に応じたサポートを行っています。
就労ビザへの変更申請は、卒業や入社準備と重なる忙しい時期に行うことが多いため、「何から始めればよいのか分からない」という方も少なくありません。
スムーズに新生活や新しい職場でのスタートを迎えるためにも、不安な点があれば早めにご相談ください。
まとめ
出入国在留管理庁は毎年、就職を予定している留学生に対して、在留資格「留学」から就労資格への変更申請を早めに行うよう呼びかけています。
特に1月から3月にかけては申請が集中するため、書類の不足や申請の遅れがあると、希望する時期までに審査が完了しない可能性があります。
就労ビザへの変更申請では、
- 申請に必要な書類を早めに準備すること
- 企業側との連携が重要であること
- 余裕を持ったスケジュールで手続を進めること
が大切になります。
特に卒業や引越し、入社準備などが重なる時期は、在留資格の手続が後回しになりがちです。
しかし、就労ビザへの変更が完了しなければ、せっかくの内定も予定どおりにスタートできない可能性があります。
留学生の皆様はもちろん、外国人材の採用を予定されている企業の担当者様も、早めの準備を心掛けていただければと思います。
当事務所では、留学生からの就労ビザ変更申請に関するご相談や、外国人材を採用する企業様からのご相談にも対応しています。申請手続に不安がある場合は、お気軽にご相談ください。
新たな環境で安心してスタートを切るためにも、在留資格の手続は「まだ大丈夫」ではなく、「今のうちから準備する」という意識で進めていきましょう。
